El sellado electrónico de tiempo: una herramienta para asegurar su negocio

Aunque el sellado electrónico de tiempo se utiliza sobre todo en la firma electrónica de documentos, es útil en muchos otros ámbitos a efectos de prueba y trazabilidad. A lo largo de este artículo, daremos ejemplos concretos de cómo el sellado electrónico de tiempo es una herramienta para asegurar su negocio.

Propiedad intelectual

La protección de los derechos de autor existe desde el momento en que se crea una obra y no requiere ninguna formalidad adicional, al contrario que una marca o una invención. Esto es así en los 179 países signatarios del Convenio de Berna.

Sin embargo, a falta de un registro obligatorio en una oficina, puede resultar difícil probar la existencia y el contenido de una creación digital en una fecha concreta, es decir, antes de la fecha reclamada por un posible infractor.

Por ello, se recomienda crear el llamado "depósito probatorio" con un tercero de confianza, como un agente judicial, un notario o Vaultinum.

Gracias a su tecnología que implica el uso de algoritmos de encriptación simétricos y asimétricos, la creación de funciones hash/huellas digitales y el sellado electrónico de tiempo que garantiza la integridad de los elementos transmitidos, el depósito realizado en Vaultinum:

- materializa el contenido de la creación digital

- le asigna una fecha a la creación;

- atestigua la propiedad del depositante;

- registra el contenido y las fechas de creación.

En este contexto, el depósito probatorio presenta varias ventajas:

- Limita los riesgos de apropiación de una invención por parte de socios y/o terceros;

- Fija una fecha determinada a las ideas, los proyectos, los documentos preparatorios, etc. en espera de la validación de una solicitud de patente;

- Registra los resultados de la investigación (especialmente los cuadernos de laboratorio) a medida que se realizan los descubrimientos, con el fin de preservar los derechos anteriores y garantizar una distribución justa de los derechos entre los empleados;

- Demuestra que una invención mantenida en secreto fue desarrollada antes de que un tercero presentara una patente sobre ella, lo que permite al inventor seguir utilizándola (derecho de posesión personal previa).

Protección de datos personales

•   Proporciona prueba del consentimiento
  

En los casos en que la base jurídica para el procesamiento es el consentimiento, el gestor de datos debe poder demostrar que el propietario de la data ha dado su consentimiento al procesamiento de los datos personales que le conciernen.

En la práctica, el cumplimiento de esta obligación puede ser complicado, ya que el texto no especifica cómo se puede reportar esta prueba. Por lo tanto, es esencial que el gestor de datos se dote de una herramienta que garantice la conservación y la trazabilidad de los siguientes elementos:

- el contenido y la fecha del consentimiento;

- el medio utilizado para dar el consentimiento;

- la información comunicada en el momento del consentimiento; y

- si aplica, la fecha de retirada del consentimiento.

Sobre este punto, la Autoridad Francesa de Protección de Datos (CNIL por sus siglas en francés) indicó, en marzo de 2017, que "el sello digital de tiempo de la indicación del consentimiento (mediante un clic o una casilla de verificación marcada) y la implementación de un procedimiento de obtención del consentimiento, debidamente documentado, deben considerarse como un medio válido para establecer la prueba del consentimiento".

• Prueba de la supresión de los datos personales

De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD por sus siglas en inglés), el gestor de datos debe determinar un período de conservación de los datos para cada categoría "que no exceda del necesario para los fines de su procesamiento".

El ciclo de vida de los datos personales puede dividirse en tres fases sucesivas:

- Base de datos común o activa: los datos pueden ser utilizados regularmente por los departamentos implicados durante el tiempo necesario para llevar a cabo el procesamiento;

- Archivo intermedio: los datos se conservan si existe una obligación legal o como prueba en caso de litigio, pero el acceso está restringido;

- Supresión, anonimización/seudonimización o archivo final de los datos si tienen interés histórico.

Para demostrar el cumplimiento de los periodos de conservación establecidos, el gestor de datos puede utilizar una herramienta para fechar el punto de partida de cada fase del ciclo de vida de los datos, desde su recogida hasta su archivo/eliminación.

Vaultinum proporciona apoyo a sus clientes en la creación de un sistema de sellado electrónico de tiempo para fechar el consentimiento. Utilizando la API de Vaultinum, los sistemas de los clientes pueden interactuar con la solución de sellado electrónico de tiempo de Vaultinum para sellar miles de consentimientos de forma continua y automática, de manera fiable, segura y adaptable.

Comercio electrónico

La autenticidad de los descuentos ofrecidos durante las operaciones promocionales es evaluada con respecto a las prácticas comerciales desleales.

Aunque los profesionales son libres de determinar el precio de referencia de su elección (por ejemplo, el precio regular, el precio de la competencia, el precio recomendado), deben ser capaces de justificar la realidad del precio de referencia en base al cual se anuncia la reducción del precio. Para ello, pueden utilizar notas, resguardos, hojas de pedido, recibos de venta, catálogos, folletos publicitarios o cualquier otro documento. Sin embargo, estos medios son costosos y difíciles de ejecutar, sobre todo cuando las reducciones de precios se ofrecen en línea y en forma repetida. Además, requieren una enorme recopilación de datos y un archivo basado en pruebas.

Con el fin de limitar el impacto de estas normativas y simplificar la aplicación de las reducciones de precios, se recomienda a los profesionales que utilicen una herramienta automatizada de sellado electrónico de tiempo para garantizar la conservación, la trazabilidad y la integridad de los siguientes elementos:

- el precio de referencia elegido (ejemplo: precio aplicado por un competidor);

- la ubicación del precio de referencia elegido (ejemplo: una página web);

- la fecha de aplicación del precio de referencia elegido.

El uso de medios de prueba fiables y reconocidos para justificar el precio de referencia es tanto más importante cuanto que las autoridades competentes han estado vigilando de cerca las ventas en línea y, en particular, los anuncios engañosos de reducción de precios.

Tecnología de la Información

Ya sea humana o automatizada, cada acción realizada en un sistema informático puede dejar huellas que deben registrarse. Éstas pueden ser:

- la conexión satisfactoria a una aplicación;

- acceso a un archivo o a Internet;

- intentos de intrusión en el sistema de información;

- solicitudes de aplicaciones.

Los registros de eventos son un componente técnico esencial para la correcta gestión de la seguridad de los sistemas de información.

Para garantizar esta fiabilidad, los eventos no se pueden registrar en el tiempo utilizando únicamente el reloj interno del ordenador, ya que éste es fácilmente falsificable y se desvía de forma natural con el tiempo. Las autoridades recomiendan sincronizar los relojes de los equipos informáticos con varias fuentes de tiempo internas que sean coherentes entre sí, sincronizadas a su vez con varias fuentes externas fiables.

En segundo lugar, debe establecerse un sistema de registro en la medida en que su objetivo principal sea permitir la identificación directa o indirecta de la persona o el equipo causante de un evento.

Por último, los registros deben ser firmados y sellados en el momento de su creación para garantizar su integridad.

Cadena de suministro

A raíz de una serie de escándalos que evidenciaban la falta de transparencia de la cadena de suministro en la industria alimentaria, el reglamento nº 178/2002, de 28 de enero de 2002, introdujo la obligación de trazabilidad de los alimentos en todas las fases de producción, procesamiento y distribución[4] para identificar más rápidamente las fuentes de contaminación.

En lo que respecta a la cadena de suministro (agroalimentación, artículos de lujo, vino, industria farmacéutica), el sellado electrónico de tiempo y, en general, el sellado de tiempo aplicado a la tecnología "blockchain" (una cadena de registros que lleva la cuenta de un conjunto de información, de forma descentralizada, transparente y segura), tiene un potencial real para garantizar la trazabilidad y el control del origen de un producto.

En cada etapa de la cadena de suministro (productor, procesador, distribuidor), una determinada cantidad de información (fechas, origen) relativa a un producto alimentario, desde su fabricación hasta su venta, se registrará en un registro blockchain con sello electrónico de tiempo. Según el caso, la anotación en el registro podría hacerse mediante la intervención humana, como una fotografía de los artículos, o de forma automática, mediante el uso de sensores conectados. Cada actor de la cadena de suministro puede acceder al registro blockchain para conocer la identidad de la persona que introdujo la información por primera vez, el contenido de la información en sí (cuya integridad está garantizada) y la fecha de registro de esta información.

Sin embargo, blockchain tiene sus límites. Los distribuidores y otros importadores necesitan proteger sus redes comerciales y otros secretos. La transparencia de blockchain impide esta protección, pero existe otra solución. Consiste en la validación por parte de un tercero de confianza en virtud de la presencia de sistemas de registro seguros y con sello electrónico de tiempo en cada etapa de la cadena de suministro.

Garantía de calidad y seguimiento de las versiones de los documentos

Los compradores de productos y servicios exigen desde hace tiempo planes de continuidad de negocio (BCPs por sus siglas en inglés). Estos planes suelen probarse y actualizarse anualmente.

Son esenciales porque proporcionan información sobre las medidas adoptadas para evitar interrupciones del servicio por parte del proveedor, por ejemplo, en caso de acontecimientos imprevisibles o catástrofes naturales y, a su vez, por parte del comprador. Por ello, es esencial que las pruebas y las actualizaciones lleven un sello electrónico de tiempo y se archiven de forma segura para mantener las pruebas documentales a lo largo del tiempo y garantizar la protección legal de todas las partes implicadas.

Vaultinum ofrece servicios de archivo y sellado electrónico de tiempo seguros y fiables

Banca y seguros

Los datos y la información se presentan a menudo en línea y a veces se utilizan para generar posiciones, ofertas o valoraciones. Para evitar cualquier disputa relacionada con el contenido de la información enviada y su fecha de presentación, y para garantizar que las solicitudes son tratadas adecuadamente y dentro de un plazo determinado, el contenido debe ser archivado de forma segura y con un sello electrónico de tiempo.

Vaultinum apoya a los bancos y compañías de seguros ofreciéndoles una solución llave en mano para el sellado electrónico de tiempo y el archivo seguro de las solicitudes en línea. Esta solución adaptable, fiable y segura permite la automatización del sellado de tiempo certificado y el archivado seguro.

Facturación

La digitalización de los procesos de facturación promete un aumento significativo de la eficacia y una reducción de los costes.

A nivel fiscal, muchos países permiten a los contribuyentes digitalizar sus facturas recibidas y emitidas en papel y conservarlas en formato digitalizado durante el periodo de retención fiscal.

Sin embargo, en la mayoría de los países, las facturas digitalizadas deben cumplir dos condiciones

- deben estar aseguradas para garantizar su integridad;

- deben tener un sello electrónico de tiempo.

Aunque el sellado electrónico de tiempo puede ser interno, un sello electrónico de tiempo certificado por un tercero de confianza o un proceso de sellado electrónico de tiempo cualificado es esencial para evitar disputas, especialmente porque el sello de tiempo de las facturas también se utiliza para hacer cumplir los plazos de pago y calcular las sanciones por retraso.

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