Zeitstempel: ein Werkzeug zur Sicherung Ihres Unternehmens

Obwohl der elektronische Zeitstempel meist beim elektronischen Signieren von Dokumenten verwendet wird, ist er in vielen anderen Bereichen zu Beweis- und Rückverfolgbarkeitszwecken nützlich. Im Laufe dieser Erläuterungen werden wir konkrete Beispiele dafür geben, wie Zeitstempel ein Werkzeug zur Sicherung Ihres Unternehmens sind.

Geistiges Eigentum

Der Urheberrechtsschutz besteht von dem Moment an, in dem ein Werk geschaffen wird, und bedarf im Gegensatz zu einer Marke oder einer Erfindung keiner zusätzlichen Formalität. Dies gilt für alle 179 Unterzeichnerstaaten der Berner Übereinkunft.

 In Ermangelung einer obligatorischen Registrierung bei einem Amt kann es jedoch schwierig sein, die Existenz und den Inhalt einer digitalen Schöpfung zu einem bestimmten Zeitpunkt, d. h. vor dem von einem möglichen Verletzer behaupteten, nachzuweisen.

 Es empfiehlt sich daher, eine sogenannte "Beweismittelhinterlegung" bei einer Vertrauensperson wie einem Gerichtsvollzieher, einem Notar oder Vaultinum vorzunehmen.

 Die mit Vaultinum getätigte Hinterlegung, dank der angewendeten Technologie, die den Einsatz von symmetrischen und asymmetrischen Verschlüsselungsalgorithmen, Hash-Funktionen/Fingerprint-Erzeugung und elektronischen Zeitstempeln umfasst, die die Integrität der übertragenen Elemente garantieren:

- materialisiert den Inhalt der digitalen Kreation;

- datiert die Erstellung;

- bescheinigt das Eigentum des Einlegers;

- zeichnet den Inhalt und das Erstellungsdatum auf.

In diesem Zusammenhang bietet die Beweishinterlegung mehrere Vorteile:

- Es begrenzt die Risiken der Aneignung einer Erfindung durch Partner und/oder Dritte;

- Es versieht Ideen, Projekte, vorbereitende Dokumente usw. mit einem bestimmten Datum, bis eine Patentanmeldung validiert ist;

- Es zeichnet die Forschungsergebnisse (insbesondere Laborhefte) auf, sobald Entdeckungen gemacht werden, um ältere Rechte zu wahren und eine gerechte Verteilung der Rechte unter den Mitarbeitern zu gewährleisten;

- Es beweist, dass eine geheim gehaltene Erfindung entwickelt wurde, bevor ein Dritter sie zum Patent anmeldete, so dass der Erfinder sie weiterhin nutzen kann (Recht auf vorherigen persönlichen Besitz).

Schutz personenbezogener Daten

• Den Nachweis der Zustimmung erbringen

In Fällen, in denen die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Einwilligung ist, muss der für die Datenverarbeitung Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person ihre Einwilligung zur Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegeben hat.

 In der Praxis kann die Einhaltung dieser Verpflichtung kompliziert sein, da der Text nicht angibt, wie diese Nachweise gemeldet werden können. Es ist daher unerlässlich, dass der für die Datenverarbeitung Verantwortliche mit einem Werkzeug ausgestattet ist, das die Aufbewahrung und Rückverfolgbarkeit der folgenden Elemente sicherstellt:

- den Inhalt und das Datum der Zustimmung;

- die zur Erteilung der Zustimmung verwendeten Mittel;

- die Informationen, die zum Zeitpunkt der Zustimmung mitgeteilt wurden; und

- falls zutreffend, das Datum des Widerrufs der Zustimmung.

 Zu diesem Punkt hat die französische Datenschutzbehörde (CNIL) im März 2017 darauf hingewiesen, dass "die digitale Zeitstempelung der Angabe der Einwilligung (durch einen Klick oder ein angekreuztes Kästchen) und die Durchführung eines ordnungsgemäß dokumentierten Verfahrens zur Einholung der Einwilligung als gültiges Mittel zum Nachweis der Einwilligung zu betrachten ist".

• Der Nachweis der Löschung von personenbezogenen Daten

 Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der für die Datenverarbeitung Verantwortliche verpflichtet, für jede Kategorie eine Aufbewahrungsfrist festzulegen, "die nicht länger ist als für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich"[3].

 Der Lebenszyklus personenbezogener Daten kann in drei aufeinanderfolgende Phasen unterteilt werden:

- Gemeinsame oder aktive Datenbank: Die Daten können regelmäßig von den beteiligten Abteilungen für die Zeit genutzt werden, die für die Durchführung der Verarbeitung erforderlich ist;

- Zwischenarchivierung: Daten werden aufbewahrt, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder als Beweismittel im Falle eines Rechtsstreits, aber der Zugriff ist eingeschränkt;

- Löschung, Anonymisierung/Pseudonymisierung oder endgültige Archivierung von Daten, wenn sie von historischem Interesse sind.

Um die Einhaltung der festgelegten Aufbewahrungsfristen nachzuweisen, kann der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ein Werkzeug verwenden, das den Beginn jeder Phase des Datenlebenszyklus von der Erfassung bis zur Archivierung/Löschung datiert.

Vaultinum unterstützt seine Kunden bei der Einrichtung eines Zeitstempelsystems zur Datierung von Einwilligungen. Mithilfe der Vaultinum-API können Kundensysteme mit der Zeitstempel-Lösung von Vaultinum verbunden werden, um kontinuierlich und automatisch Tausende von Einwilligungen auf zuverlässige, sichere und anpassungsfähige Weise mit einem Zeitstempel zu versehen.

Elektronischer Geschäftsverkehr

Die Echtheit von Rabatten, die bei Werbeaktionen angeboten werden, wird im Hinblick auf unlautere Geschäftspraktiken geprüft.

Obwohl es den Gewerbetreibenden freisteht, den Referenzpreis ihrer Wahl zu bestimmen (z. B. regulärer Preis, Preis des Wettbewerbers, empfohlener Preis), müssen sie in der Lage sein, die Realität des Referenzpreises, auf dessen Grundlage die Preissenkung angekündigt wird, zu begründen. Dazu können sie Notizen, Zettel, Bestellscheine, Verkaufsbelege, Kataloge, Werbeprospekte oder andere Unterlagen verwenden. Diese Methode ist jedoch kostspielig und schwierig auszuführen, insbesondere wenn Preisnachlässe online und wiederholt angeboten werden. Außerdem erfordert sie eine enorme Datenerfassung und eine beweisrelevante Archivierung.

Um die Auswirkungen dieser Vorschriften zu begrenzen und die Anwendung von Preisnachlässen zu vereinfachen, wird Fachleuten empfohlen, ein automatisches Zeitstempel-Werkzeug zu verwenden, um die Aufbewahrung, Rückverfolgbarkeit und Integrität der folgenden Elemente sicherzustellen:

- den gewählten Referenzpreis (Beispiel: Preis eines Mitbewerbers);

- den Ort des gewählten Referenzpreises (Beispiel: eine Website-Seite);

- das Datum der Anwendung des gewählten Referenzpreises.

Die Implementierung zuverlässiger und anerkannter Beweismittel zur Rechtfertigung des Referenzpreises ist umso wichtiger, als die zuständigen Behörden den Online-Verkauf und insbesondere irreführende Ankündigungen von Preissenkungen genau beobachten.

Informationstechnologie

Unabhängig davon, ob es sich um eine menschliche oder automatisierte Aktion handelt, hinterlässt jede Aktion in einem IT-System wahrscheinlich Spuren, die aufgezeichnet werden müssen. Diese könnten sein:

- erfolgreiche Verbindung zu einer Anwendung;

- Zugriff auf eine Datei oder auf das Internet;

- versuchtes Eindringen in das Informationssystem;

- Anwendungsanforderungen.

Ereignisprotokolle sind eine wesentliche technische Komponente für die ordnungsgemäße Verwaltung der Sicherheit von Informationssystemen.

Um diese Zuverlässigkeit zu gewährleisten, können Ereignisse nicht durch die alleinige Verwendung der internen Uhr des Computers zeitgestempelt werden, da diese leicht verfälscht werden kann und im Laufe der Zeit natürlich abweicht. Die Behörden empfehlen, die Uhren von IT-Geräten mit mehreren internen Zeitquellen zu synchronisieren, die untereinander kohärent sind und ihrerseits mit mehreren zuverlässigen externen Quellen synchronisiert sind.

Zweitens muss ein Protokollierungssystem insofern eingerichtet werden, als das Hauptziel der Protokollierung darin besteht, die Person oder das Gerät, die bzw. das ein Ereignis verursacht hat, direkt oder indirekt identifizieren zu können.

Schließlich müssen Protokolle signiert und mit einem Zeitstempel versehen werden, sobald sie erstellt werden, um ihre Integrität zu gewährleisten.

Lieferkette

Nach einer Reihe von Skandalen, die von mangelnder Transparenz der Lieferkette in der Lebensmittelindustrie zeugten, wurde mit der Verordnung Nr. 178/2002 vom 28. Januar 2002 die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln auf allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen vorgeschrieben[4], um Kontaminationsquellen schneller identifizieren zu können.

 In Bezug auf die Lieferkette (Nahrungsmittel, Luxusgüter, Wein, pharmazeutische Industrie) hat die elektronische Zeitstempelung und, allgemeiner, die Zeitstempelung, die auf die "Blockchain"-Technologie angewendet wird (eine Kette von Aufzeichnungen, die eine Reihe von Informationen auf dezentrale, transparente und sichere Weise verfolgt), ein echtes Potenzial, die Rückverfolgbarkeit und Kontrolle der Herkunft eines Produkts zu gewährleisten.

 Auf jeder Stufe der Lieferkette (Hersteller, Verarbeiter, Händler) wird eine bestimmte Menge an Informationen (Daten, Herkunft) zu einem Lebensmittelprodukt von der Herstellung bis zum Verkauf in einem zeitgestempelten Blockchain-Register erfasst. Je nach Fall kann die Aufzeichnung im Register entweder durch menschliches Eingreifen, wie z. B. ein Foto der Artikel, oder automatisch durch den Einsatz von angeschlossenen Sensoren erfolgen. Jeder Akteur in der Lieferkette kann auf das Blockchain-Register zugreifen, um die Identität der Person, die die Informationen zuerst eingegeben hat, den Inhalt der Informationen selbst (deren Integrität garantiert ist) und das Datum der Registrierung dieser Informationen zu erfahren.

 Und doch hat die Blockchain ihre Grenzen. Vertriebshändler und andere Importeure müssen ihre Handelsnetzwerke und andere Geschäftsgeheimnisse schützen. Die Transparenz einer Blockchain verhindert diesen Schutz, aber es gibt eine andere Lösung. Sie besteht in der Validierung durch einen vertrauenswürdigen Dritten aufgrund des Vorhandenseins sicherer, zeitgestempelter Registersysteme auf jeder Stufe der Lieferkette.

Qualitätssicherung und Überwachung von Dokumentenversionen

Geschäftskontinuitätspläne (GKP) werden seit langem von Käufern von Produkten und Dienstleistungen gefordert. Diese Pläne werden in der Regel jährlich getestet und aktualisiert.

Sie sind unverzichtbar, denn sie geben Auskunft über die Maßnahmen zur Vermeidung von Betriebsunterbrechungen auf der Seite des Lieferanten, z. B. bei unvorhersehbaren Ereignissen oder Naturkatastrophen, und damit auch auf der Seite des Käufers. Daher ist es unerlässlich, dass Prüfungen und Aktualisierungen mit einem Zeitstempel versehen und sicher archiviert werden, um den Nachweis über die Zeit aufrechtzuerhalten und den rechtlichen Schutz aller Beteiligten zu gewährleisten.

Vaultinum bietet sichere und zuverlässige Archivierungs- und Zeitstempeldienste.

Banken und Versicherungen

Daten und Informationen werden häufig online eingereicht und manchmal zur Erstellung von Positionen, Angeboten oder Bewertungen verwendet. Um Streitigkeiten in Bezug auf den Inhalt der übermittelten Informationen und das Datum ihrer Übermittlung zu vermeiden und um zu gewährleisten, dass Anfragen ordnungsgemäß und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bearbeitet werden, sollten die Inhalte sicher und mit einem Zeitstempel-Token archiviert werden.

Vaultinum unterstützt Banken und Versicherungen, indem es ihnen eine schlüsselfertige Lösung für die Zeitstempelung und sichere Archivierung von Online-Anträgen bietet. Diese anpassungsfähige, zuverlässige und sichere Lösung ermöglicht die Automatisierung von zertifizierten Zeitstempeln und sichere Archivierung.

Rechnungsstellung

Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen verspricht erhebliche Effizienzgewinne und Kostensenkungen.

Auf steuerlicher Ebene erlauben viele Länder den Steuerzahlern, ihre empfangenen und ausgestellten Papierrechnungen zu digitalisieren und in digitalisierter Form für die steuerliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

In den meisten Ländern müssen digitalisierte Rechnungen jedoch zwei Bedingungen erfüllen:

- sie müssen gesichert werden, um ihre Integrität zu gewährleisten;

- sie müssen mit einem Zeitstempel versehen sein.

Obwohl der Zeitstempel intern sein kann, ist ein von einer vertrauenswürdigen dritten Partei oder durch ein qualifiziertes Zeitstempelverfahren zertifizierter Zeitstempel unerlässlich, um Streitigkeiten zu vermeiden, zumal der Zeitstempel von Rechnungen auch zur Durchsetzung von Zahlungsfristen und zur Berechnung von Säumniszuschlägen verwendet wird.

Haftungsausschluss

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