Software Escrow : le bon choix pour la continuité des activités

Qu'est-ce qu'un contrat de Software Escrow ? 

Définition

Placer des actifs sous séquestre ("Escrow" ou "entiercement") signifie confier l'actif à un tiers qui s'engage à le conserver et à le remettre à une autre partie lors de la survenue d'un événement prédéfini. Une personne ou une entité ("Propriétaire d'actif numérique") place l'actif, ou une copie de celui-ci, sous séquestre auprès d'un tiers ("Agent d'entiercement") qui le garde pour le propriétaire d'actif numérique jusqu'à ce qu'une autre personne ou entité ("Bénéficiaire") obtienne l'accès à l'actif si certaines conditions, convenues à l'avance, sont remplies.

Dans le monde d'aujourd'hui, les actifs sont de plus en plus numériques. Par conséquent, les mécanismes d'escrow fleurissent à la fois pour protéger les actifs numériques en les stockant dans des coffres-forts ou des chambres fortes électroniques et pour fournir un moyen sûr aux bénéficiaires potentiels de ces actifs d'y accéder. L'établissement d'un contrat de Software Escrow est particulièrement adapté dans les domaines de l'industrie et des technologies de l'information. Son utilisation protège et garantit efficacement l'accès à des biens numériques spécifiques.

Tout type d'actif numérique peut être placé sous escrow. Il peut s'agir de tous types de documents numérisés (factures, signatures, testaments, ordonnances médicales...), de bases de données, de savoir-faire, de photos, etc.

Les types de contrats d'escrow

La principale différence entre les deux formes d'accords d'escrow est le nombre d'entités impliquées.

Le contrat de software escrow de base prend la forme d'une clause d'escrow signée entre le bénéficiaire et le propriétaire d'actifs numériques. Cette clause d'escrow peut être un contrat autonome ou faire partie d'un accord plus large conclu entre le bénéficiaire et le propriétaire de biens numériques. Vaultinum peut aider les propriétaires d'actifs numériques à rédiger une clause de software escrow (contact@app.asso.fr). L'agent d'escrow n'est pas considéré comme une partie de l'accord contenant la clause d'escrow. Cependant, l'agent d'esrow est mentionné dans la clause comme étant l'entité de confiance auprès de laquelle une copie du propriétaire d'actif numérique sera placée pour être conservée.

Le contrat de software escrow tripartite est la forme la plus courante d'escrow. Il s'agit d'un accord spécifique conclu entre le propriétaire du bien numérique, le bénéficiaire et l'agent d'escrow. Cet accord définit les obligations et les droits des trois parties, tels que les modalités de dépôt (nature et contenu des éléments déposés, fréquence des mises à jour, vérification des éléments déposés, etc.), les événements déclencheurs de l'accès au bien numérique séquestré, la procédure d'accès au bien numérique, les droits accordés au bénéficiaire une fois l'accès accordé, la durée et les conditions de résiliation du contrat d'escrow tripartite, et la répartition des coûts d'escrow entre les parties. Un modèle de contrat de software escrow tripartite peut être mis à disposition par Vaultinum sur demande.

Pourquoi conclure un contrat d'escrow ? 

Les dépendances créent des risques. Le risque doit être identifié, documenté et atténué. Tant le propriétaire du bien numérique que l'utilisateur ou le licencié du bien numérique doivent reconnaître l'importance de la protection du bien numérique.

L'utilisation des services d'escrow démontre que le risque a été identifié, documenté et traité.

Cela s'explique par les raisons suivantes :

✓ Il reconnaît et traite les risques liés à la dépendance,

✓ Il fait partie d'un plan de continuité des activités pour toute organisation,

✓ Il rééquilibre les pouvoirs respectifs du propriétaire du bien numérique et de l'utilisateur/licencié,

✓ Il offre une certaine garantie au bénéficiaire,

✓ Il anticipe les risques futurs et les atténue,

✓ Il permet au bénéficiaire d'effectuer une transition pour sortir d'une relation/dépendance.

Quelle que soit la configuration du bien numérique, qu'il soit installé dans les locaux du bénéficiaire ou accessible par Internet en tant qu'application SaaS (Software-as-a-Service), la conclusion d'un contrat de software escrow offre un certain degré de protection aux deux parties.

Qu'est-ce que l'agent d'escrow ?

Pour atténuer les risques, le propriétaire du bien numérique confie son bien numérique à un tiers sûr, indépendant et digne de confiance : l'agent de software escrow.

Le propriétaire de l'actif numérique ne veut pas que le bénéficiaire ait accès à l'actif numérique avant ou à moins que certaines conditions soient remplies. Le bénéficiaire veut s'assurer que s'il remplit les conditions convenues au préalable, il aura accès à l'actif numérique.

Le recours à un tiers indépendant, neutre et de confiance, l'agent de software escrow, pour détenir l'actif numérique jusqu'à ce que/si les conditions sont remplies, créer un cercle de confiance entre les différentes parties. Pour référence, Vaultinum fournit des services de software escrow depuis de nombreuses années.

Clause de non-responsabilité

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