Contratto di escrow: la pratica migliore per garantire la continuità aziendale

Cos’è un contratto di escrow?  

Definizione 

Mettere degli asset in deposito a garanzia (“Escrow”) significa affidare l’asset a terzi, il quale si impegna a custodirlo e a rilasciarlo a un’altra parte al verificarsi di un evento predefinito. Una persona o entità (“Proprietario dell’asset digitale”) deposita l’asset, o una sua copia, in garanzia presso una terza parte che lo custodisce per il proprietario dell’asset digitale fin quando un’altra persona o entità (“Beneficiario”) ottiene l’accesso a tale asset se determinate condizioni, concordate in anticipo, vengono soddisfatte. 

Nel mondo di oggi, gli asset sono sempre più digitali. Di conseguenza, i meccanismi di escrow si stanno moltiplicando sia per proteggere gli asset digitali custodendoli in casseforti, sia per fornire un modo sicuro ai potenziali beneficiari di tali asset di accedervi. Stipulare un contratto di escrow è particolarmente consigliato nei settori industriali e della tecnologia dell’informazione. Il suo utilizzo protegge e garantisce efficacemente l’accesso a specifici asset digitali. 

È possibile contrattare un escrow per qualsiasi tipo di asset digitale, che possono essere documenti digitalizzati di ogni genere (fatture, firme, testamenti, prescrizioni mediche, ecc.), ma anche banche dati, know-how, foto, ecc.  

Tipi di contratti di escrow 

La principale differenza tra due forme di contratti di escrow è il numero di entità coinvolte. 

Il contratto di escrow di base assume la forma di una clausola di escrow firmata tra il beneficiario e il proprietario dei codici sorgenti. Questa clausola di escrow può costituire un contratto a sé stante o essere parte di un accordo più ampio stipulato tra il beneficiario e il proprietario di asset digitali. Vaultinum può assistere i proprietari di asset digitali nel redigere una clausola di escrow (contact@vaultinum.com). Vaultinum non è una parte dell’accordo contenente la clausola di escrow. Tuttavia, quest’ultimo viene menzionato nella clausola come parte di fiducia, presso la quale sarà depositata in custodia una copia degli asset digitali. 

Il contratto di escrow tripartito è la forma più comune di deposito in garanzia. Si tratta di un accordo specifico stipulato tra il proprietario di asset digitali, il beneficiario e l'agente di deposito. Definisce gli obblighi e i diritti di tutte e tre le parti, come le modalità di deposito (natura e contenuto degli elementi depositati, frequenza degli aggiornamenti, verifica degli elementi depositati, ecc.), gli eventi che hanno innescato l’accesso agli asset digitali in garanzia, la procedura di accesso a tali asset digitali, i diritti conferiti al beneficiario una volta concesso l’accesso, la durata e le condizioni di risoluzione del contratto di escrow tripartito, e la ripartizione delle spese del contratto di escrow tra le parti. Un modello di contratto di escrow tripartito può essere fornito da Vaultinum su richiesta. 

Perché stipulare un contratto di escrow?  

Il rischio è centrale nel sistema escrow e la relativa mitigazione è la sua essenza. Le dipendenze creano rischi che devono essere identificati, documentati e mitigati. Sia il proprietario di asset digitali, che l’utente o il licenziatario degli asset digitali devono riconoscere l’importanza della protezione di tali asset. 

L’utilizzo dei servizi di escrow dimostra che i rischi sono stati identificati, documentati e vengono quindi affrontati. 

Ciò per i seguenti motivi: 

✓ riconosce e affronta i rischi di dipendenza,  

✓ fa parte di un piano di continuità aziendale di qualsiasi azienda, 

✓ riequilibra i rispettivi poteri del proprietario di asset digitali e dell’utente/licenziatario,  

✓ offre determinate garanzia al beneficiario, 

✓ anticipa il rischio futuro e lo attenua, 

✓ permette al beneficiario di emanciparsi da una relazione/dipendenza. 

Indipendentemente dalla configurazione degli asset digitali, siano essi installati nei locali del beneficiario o accessibili tramite internet come applicazione software-as-a-Service (SaaS), la stipula di un contratto di escrow offre un grado di protezione per entrambe le parti. 

Perchè ci vuole una terza parte di fiducia?

Per attenuare il rischio, il proprietario di asset digitali affida tali asset in garanzia a una terza parte di fiducia, indipendente.

Il proprietario di asset digitali non vuole che il beneficiario acceda a tali asset prima o a meno che non siano soddisfatte determinate condizioni. Il beneficiario vuole essere sicuro che se soddisfa le condizioni concordate a priori, potrà accedere agli asset digitali. 

Il ricorso a una terza parte indipendente, neutra di fiducia, per custodire gli asset digitali, codici sorgenti, fino a quando/se le condizioni saranno soddisfatte, instaura un circolo di fiducia tra le diverse parti. A titolo di riferimento, Vaultinum fornisce servizi di escrow da molti anni.  

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