8 gute gründe für die verwendung elektronischer zeitstempel

Obwohl der elektronischeZeitstempelhauptsächlichbei der elektronischenUnterzeichnung von Dokumentenverwendetwird, ist er auch in vielenanderenBereichenzuBeweis- und Rückverfolgungszweckennützlich, wie Sie heutesehenwerden.Vaultinum, einvertrauenswürdiger Dritter, unterstützt seine Kunden regelmäßigmitseinemzuverlässigen, anpassungsfähigen und sicherenZeitstempelsystem.

1.    Geistiges eigentum

Ich habe eine Software entwickelt. Wie kann ich mich gegen eine mögliche Aneignung durch einen Dritten schützen? Wie kann ich beweisen, dass ich sie vor einem Dritten entwickelt habe? 

Gemäß rechtlichen Regulierungen der Berner Übereinkunft zum Schutz von Werken, wie z.B. umgesetzt im Artikel L111-1 des französischen Gesetzes über geistiges Eigentum, “genießt der Urheber eines geistigen Werkes an diesem Werk allein durch die Tatsache seiner Schöpfung ein ausschließliches unkörperliches Eigentumsrecht, das gegenüber jedermann geltend gemacht werden kann". Mit anderen Worten, vorbehaltlich der Erfüllung bestimmter Bedingungen wie der Originalität, besteht der Urheberrechtsschutz ab dem Zeitpunkt der Schöpfung eines Werkes und bedarf im Gegensatz zu einer Marke oder einer Erfindung keiner zusätzlichen Formalität. Dies gilt für alle 179 Unterzeichnerstaaten der Berner Übereinkunft. 

In Ermangelung einer obligatorischen Registrierung bei einem Amt kann es jedoch schwierig sein, die Existenz und den Inhalt einer digitalen Schöpfung zu einem bestimmten Zeitpunkt, d. h. vor dem von einem möglichen Rechtsverletzer geltend gemachten Zeitpunkt, nachzuweisen.  Es wird daher empfohlen, mit einem vertrauenswürdigen Dritten wie einem Gerichtsvollzieher, einem Notar oder Vaultinum ein so genanntes "Beweismitteldepot" anzulegen. 

Dank der Technologie von Vaultinum, die symmetrische und asymmetrische Verschlüsselungsalgorithmen, Hash-Funktionen/Fingerprint-Erstellung und elektronische Zeitstempel umfasst, welche die Integrität der übertragenen Elemente garantieren, wird durch die Hinterlegung bei Vaultinum: 

• der Inhalt der digitalen Schöpfung materialisiert; 
• die Erstellung datiert; 
• das Eigentum des Hinterlegers bescheinigt; 
• der Inhalt und das Erstellungsdatum registriert. 

Alle vorbereitenden Dokumente, die zur Einreichung einer Patentanmeldung erforderlich sind, können ebenfalls hinterlegt werden.  Das Verfahren zur Einreichung eines Patents bei einer Patenterteilungsbehörde (wie dem Europäischen Patentamt, dem Eidgenössischen Institut für geistiges Eigentum in der Schweiz, dem Nationalen Institut für Industrie (INPI) in Frankreich, dem Nationalen Amt für geistiges Eigentum in China oder dem Patent- und Markenamt der Vereinigten Staaten) ist in der Tat ein langwieriges und komplexes Verfahren, das sehr oft nach der Regel "wer zuerst kommt, mahlt zuerst" abläuft.  In diesem Zusammenhang bietet das Beweisspeicherverfahren mehrere Vorteile: 

• Es begrenzt das Risiko der Aneignung einer Erfindung durch Partner und/oder Dritte; 
• Ideen, Projekte, vorbereitende Dokumente usw. werden bis zur Validierung einer Patentanmeldung mit einem bestimmten Datum versehen; 
• Forschungsergebnisse (insbesondere Laborjournale) werden ab dem Zeitpunkt der Entdeckung aufgezeichnet, um ältere Rechte zu wahren und eine gerechte Verteilung der Rechte unter den Mitarbeitern zu gewährleisten; 
• Es beweist, dass eine geheim gehaltene Erfindung entwickelt wurde, bevor ein Dritter sie zum Patent anmeldete, so dass der Erfinder sie weiterhin nutzen kann (Recht auf älteren (vorherigen) persönlichen Besitz). 

2. Schutz personenbezogener daten

In Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwende ich die E-Mail-Adressen von Interessenten, um ihnen Angebote zuzusenden, wenn ich ihre vorherige Zustimmung habe. Außerdem lösche ich diese Daten drei Jahre nach dem letzten Kontakt mit der betreffenden Person. Wie kann ich im Falle einer Kontrolle durch die französische Datenschutzbehörde (CNIL) nachweisen, dass ich die DSGVO einhalte? 

• Nachweis der Einwilligung erbringen 

In Fällen, in denen die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Einwilligung ist, muss der für die Verarbeitung Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten eingewilligt hat [1]. 

In der Praxis kann sich die Einhaltung dieser Verpflichtung als kompliziert erweisen, da im Text nicht angegeben ist, wie dieser Nachweis erbracht werden kann. Der für die Verarbeitung Verantwortliche muss daher unbedingt über ein Instrument verfügen, das die Aufbewahrung und Rückverfolgbarkeit der folgenden Elemente gewährleistet 

• Inhalt und Datum der Einwilligung; 
• die Mittel, die zur Erteilung der Einwilligung verwendet wurden; 
• die Informationen, die zum Zeitpunkt der Einwilligung mitgeteilt wurden; und 
• ggf. das Datum des Widerrufs der Einwilligung. 

In diesem Zusammenhang hat die französische Datenschutzbehörde (CNIL) im März 2017 darauf hingewiesen, dass "der digitale Zeitstempel für die Angabe der Einwilligung (durch einen Klick oder ein angekreuztes Kästchen) und die Durchführung eines ordnungsgemäß dokumentierten Verfahrens zur Einholung der Einwilligung als gültiges Mittel zum Nachweis der Einwilligung zu betrachten ist” [2]. 

Vaultinum bietet dank seiner API (Application Programming Interface) eine zuverlässige, anpassungsfähige und sichere Lösung für die Zeitstempelung und automatische Archivierung. Darüber hinaus ist Vaultinum Partner von CMP (Consent Management Platform) und gewährleistet als solcher die Zeitstempelung und, falls erforderlich, die Archivierung von Einwilligungsunterlagen. 

3. Electronic commerce / elekrtonischer geschäftsverkehr

Als Unternehmer in Frankreich biete ich Rabatte auf bestimmte Artikel an, die ich auf meiner E-Commerce-Website verkaufe. Die Vorschriften verlangen von mir, dass ich den Referenzpreis, von dem der Preisnachlass abgezogen wird, begründe. Wie kann ich das tun? 

Die Echtheit von Preisnachlässen, die im Rahmen von Werbeaktionen angeboten werden, wird im Hinblick auf unlautere Geschäftspraktiken geprüft (z.B. Artikel L. 121-2 bis L. 121-5 des Französischen Verbraucherschutzgesetzes). Die Ankündigung von Preisnachlässen gegenüber Verbrauchern wird durch das Dekret vom 11. März 2015 geregelt.[3] Gemäß Artikel 2 dieses Dekrets sind Verkäufer verpflichtet, neben dem angekündigten Preisnachlass auch den Referenzpreis anzugeben, auf dessen Grundlage der angekündigte Nachlass berechnet wird. 

Obwohl es den Gewerbetreibenden freisteht, den Referenzpreis ihrer Wahl zu bestimmen (z. B. den regulären Preis, den Preis der Wettbewerber, die Preisempfehlung), müssen sie in der Lage sein, "die Realität des Referenzpreises, auf dessen Grundlage die Preissenkung angekündigt wird, zu rechtfertigen"[4] Dazu können sie Notizen, Zettel, Bestellscheine, Kaufbelege, Kataloge, Werbeprospekte oder andere Dokumente verwenden; alle Beweismittel, die erstmals im Rundschreiben vom 7. Juli 2009 zur Präzisierung der Bestimmungen des Dekrets vom 31. Dezember 2008 (aufgehoben)[5] genannt wurden.  Diese Mittel sind jedoch kostspielig und schwierig auszuführen, insbesondere wenn Preisnachlässe online und wiederholt angeboten werden. Außerdem erfordern sie eine umfangreiche Datenerhebung und eine beweisgestützte Archivierung. 

Um die Auswirkungen dieser Vorschriften zu begrenzen und die Anwendung von Preisnachlässen zu vereinfachen, wird Fachleuten empfohlen, ein automatisiertes Zeitstempel-Tool zu verwenden, um die Aufbewahrung, Rückverfolgbarkeit und Integrität der folgenden Elemente sicherzustellen: 

• der gewählte Referenzpreis (Beispiel: Preis eines Konkurrenten); 
• der Ort, an dem der gewählte Referenzpreis zu finden ist (Beispiel: eine Webseite) 
• das Datum der Anwendung des gewählten Referenzpreises. 

Der Einsatz zuverlässiger und anerkannter Beweismittel zur Rechtfertigung des Referenzpreises ist umso wichtiger, als die französische Generaldirektion für Wettbewerb, Verbraucherschutz und Betrugsbekämpfung (DGCCRF) seit einigen Jahren Online-Verkäufe und insbesondere irreführende Ankündigungen von Preissenkungen genau beobachtet, wie ihre jüngsten Erhebungen zeigen.[6] 

Vaultinum unterstützt E-Commerce-Unternehmen, indem es ihnen eine schlüsselfertige Lösung für die Zeitstempelung und Archivierung von Beweisen für den angewandten Referenzpreis anbietet. Mit dieser anpassungsfähigen, zuverlässigen und sicheren Lösung kann der E-Händler eine Verbindung zu einer API herstellen und so Tausende von Daten gleichzeitig auf automatisierte Weise verwalten. 

4. Informationstechnologie

Ein Mitarbeiter hat sich wiederholt auf Websites eingeloggt, die in der IT-Charta des Unternehmens ausdrücklich verboten sind. Wie kann ich dies zuverlässig nachweisen? 

Unabhängig davon, ob es sich um einen menschlichen oder einen technischen Vorgang handelt, hinterlässt jede Aktion in einem IT-System wahrscheinlich Spuren, die aufgezeichnet werden müssen. Diese können sein: 

• erfolgreiche Verbindung zu einer Anwendung; 
• der Zugriff auf eine Datei oder auf das Internet; 
• Versuche, in das Informationssystem einzudringen; 
• Anwendungsanfragen. 

Frankreich’s Nationale Agentur für die Sicherheit von Informationssystemen (ANSSI) betont, dass Ereignisprotokolle eine wesentliche technische Komponente für die Verwaltung der Sicherheit von Informationssystemen sind. Sie können jedoch nur dann als Beweismittel dienen, wenn die Protokolldateien bestimmte Ereignisse zuverlässig mit einem bestimmten Zeitpunkt in Verbindung bringen. 

Um diese Zuverlässigkeit zu gewährleisten, können Ereignisse nicht allein durch die Verwendung der internen Uhr des Computers zeitgestempelt werden, da diese leicht verfälscht werden kann und im Laufe der Zeit natürlich abweicht. Die ANSSI empfiehlt zunächst, die Uhren der IT-Geräte mit mehreren internen Zeitquellen zu synchronisieren, die untereinander kohärent sind und ihrerseits mit mehreren zuverlässigen externen Quellen synchronisiert werden[7]. Zweitens muss ein Protokollierungssystem gemäß den geltenden Vorschriften und den Empfehlungen der CNIL (Frankreich’s Datenschutzbehörde) eingerichtet werden, insofern als das Hauptziel der Protokollierung darin besteht, die Person oder das Gerät, die ein Ereignis verursacht haben, direkt oder indirekt zu identifizieren. Schließlich müssen die Protokolle sofort nach ihrer Erstellung signiert und mit einem Zeitstempel versehen werden, um ihre Integrität zu gewährleisten. 

5. Versorgungskette / lieferkette

Als Großhändler möchte ich die Rückverfolgbarkeit und Transparenz einiger meiner Produkte tierischen Ursprungs sicherstellen. Wie kann ich das tun? 

Nach einer Reihe von Skandalen, die von mangelnder Transparenz der Lieferkette in der Lebensmittelindustrie zeugten, wurde mit der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 28. Januar 2002 die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln auf allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen [8] vorgeschrieben, um Kontaminationsquellen schneller zu ermitteln. 

Die gleiche Frage stellt sich im Hinblick auf den Umweltschutz.  In Kürze wird die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln und Produkten die Anzeige von Informationen über den ökologischen Fußabdruck eines Produkts ermöglichen. 

In der Lieferkette (Lebensmittel, Luxusgüter, Wein, Pharmazeutika) bietet die elektronische Zeitstempelung und ganz allgemein die Zeitstempelung mit Hilfe der "Blockchain"-Technologie (eine Kette von Aufzeichnungen, die es ermöglicht, eine Reihe von Informationen dezentral, transparent und sicher zu verfolgen) ein echtes Potential, um die Zeitstempelung, die Rückverfolgbarkeit und die Kontrolle der Herkunft eines Produkts zu gewährleisten.  

In jeder Phase der Lieferkette (Erzeuger, Verarbeiter, Vertreiber) werden bestimmte Informationen (Daten, Herkunft) über ein Lebensmittel von der Herstellung bis zum Verkauf in einem Blockchain-Register mit Zeitstempel gespeichert. Je nach Fall kann die Eintragung in das Register entweder durch menschliches Eingreifen, z. B. durch ein Foto der Gegenstände, oder automatisch durch den Einsatz angeschlossener Sensoren erfolgen .[9] . Jeder Akteur der Lieferkette kann auf das Blockchain-Register zugreifen, um die Identität der Person, die die Informationen zuerst eingegeben hat, den Inhalt der Informationen selbst (deren Integrität garantiert ist) und das Datum der Eintragung dieser Informationen zu erfahren.  

Doch auch die Blockchain hat ihre Grenzen.  Händler und andere Importeure müssen ihre Handelsnetze und andere Geschäftsgeheimnisse schützen. Die Transparenz der Blockchain verhindert diesen Schutz, aber es gibt eine andere Lösung. Sie besteht in der Validierung durch einen vertrauenswürdigen Dritten aufgrund des Vorhandenseins von sicheren, mit Zeitstempeln versehenen Registersystemen in jeder Phase der Lieferkette. 

In der Praxis hat sich eine führende europäische Marke bereits für die Blockchain-Zeitstempelung in der Hähnchenindustrie entschieden. Jeder Akteur in der Lieferkette kann die für ihn interessanten Rückverfolgbarkeitsinformationen eingeben und mit einem Zeitstempel versehen, die dem Verbraucher größtenteils über einen QR-Code mitgeteilt werden [10]. 

Vaultinum unterstützt seine Kunden bei der Einrichtung eines Zeitstempelsystems zur Datierung der in der gesamten Lieferkette registrierten Ereignisse. Über die Vaultinum-API können Client- oder Blockchain-Systeme mit der Zeitstempel-Lösung von Vaultinum verbunden werden und kontinuierlich und automatisch Tausende von Ereignissen auf zuverlässige, sichere und anpassungsfähige Weise mit einem Zeitstempel versehen werden. 

6. Qualitätssicherung und überwachung der dokumentenversionen

Um auf Nummer sicher zu gehen, hat mein Dienstleister einen Business-Continuity-Plan “BCP” (Geschäftskontinuitätsplan) zur Bewältigung von Situationen höherer Gewalt oder Krisen eingerichtet. Dieser BCP ist für mein Unternehmen unerlässlich. Er wird jedes Jahr aktualisiert. Wie kann ich sicher sein, dass es sich bei dem mir vorliegenden Plan um die neueste Version handelt und dass er nicht geändert wurde? 

Geschäftskontinuitätspläne (BCPs) werden seit langem von den Käufern von Produkten und Dienstleistungen verlangt.  Diese Pläne werden im Allgemeinen jährlich getestet und aktualisiert.  Sie sind unverzichtbar, da sie Aufschluss über die Maßnahmen geben, die zur Vermeidung von Dienstunterbrechungen auf der Seite des Anbieters, z. B. bei unvorhersehbaren Ereignissen oder Naturkatastrophen, und damit auch auf der Seite des Käufers getroffen werden. Daher ist es unerlässlich, dass Prüfungen und Aktualisierungen mit einem Zeitstempel versehen und sicher archiviert werden, um den Nachweis über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten und den rechtlichen Schutz aller Beteiligten zu gewährleisten. 

Vaultinum bietet sichere und zuverlässige Archivierungs- und Zeitstempeldienste an. 

7. Banken und versicherungen

Daten und Informationen werden häufig online übermittelt und manchmal zur Erstellung von Positionen, Angeboten oder Bewertungen verwendet. Um Streitigkeiten in Bezug auf den Inhalt der übermittelten Informationen und das Datum ihrer Übermittlung zu vermeiden und um zu gewährleisten, dass die Anfragen ordnungsgemäß und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bearbeitet werden, sollten die Inhalte sicher und mit einem Zeitstempel-Token archiviert werden. 

Vaultinum unterstützt Banken und Versicherungen, indem es ihnen eine schlüsselfertige Lösung für die Zeitstempelung und sichere Archivierung von Online-Anträgen bietet.  Diese anpassungsfähige, zuverlässige und sichere Lösung ermöglicht die Automatisierung von zertifizierten Zeitstempeln und sicherer Archivierung dank der Vaultinum API. 

8. Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung hat eine Reihe von Konsequenzen, insbesondere in Bezug auf die Zahlungsfristen, aber auch in Bezug auf die Fristen für Steuern und andere Abgaben. Wie kann ich sicherstellen, dass ich einen Nachweis über die elektronische Rechnungsstellung und das Datum der Ausstellung/des Versands der Rechnung erbringen kann? 

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung verspricht erhebliche Effizienzgewinne und Kostensenkungen. Auf steuerlicher Ebene erlaubt Artikel L 102 B der französischen Steuerprozessordnung, geändert durch Artikel 16 des Finanzänderungsgesetzes 2016, den Steuerpflichtigen, ihre erhaltenen und ausgestellten Papierrechnungen zu digitalisieren und sie in digitalisierter Form für die steuerliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren aufzubewahren. Die Vorschriften legen fest, dass digitalisierte Rechnungen zwei Bedingungen erfüllen müssen: Sie müssen gesichert werden, um ihre Integrität zu gewährleisten, und sie müssen mit einem Zeitstempel versehen werden. Obwohl der Zeitstempel intern sein kann, ist ein von einer vertrauenswürdigen dritten Partei oder einem qualifizierten Zeitstempelverfahren zertifizierter Zeitstempel unerlässlich, um Streitigkeiten zu vermeiden, zumal der Zeitstempel von Rechnungen auch zur Durchsetzung von Zahlungsfristen und zur Berechnung von Säumniszuschlägen verwendet wird. 

Vaultinum hat eine API entwickelt, an die sich Kunden anschließen können, um einen automatisierten zertifizierten Zeitstempel für jedes Dokument zu erhalten, mit der zusätzlichen Möglichkeit der sicheren Archivierung. 

Abschliessende gedanken

Mit der Digitalisierung ganzer Wirtschaftszweige wird der zertifizierte Zeitstempel in den Handelsbeziehungen immer wichtiger, da er der beste Nachweis für die Durchführung einer Handlung ist. Außerdem wird mit dem elektronischen Zeitstempel nicht nur ein Datum auf einem Dokument angebracht, sondern auch die Integrität des Inhalts des datierten Dokuments bescheinigt, was einen eindeutigen Beweisvorteil darstellt. 

Wenn Sie weitere Informationen über die von Vaultinum angebotenen Dienstleistungen im Bereich der Zeitstempelung wünschen, können Sie sich an die Rechtsabteilung wenden, unter folgender Adresse:  legal@vaultinum.com.

[1] Regulation (EU) 2016/679 of April 27, 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC, art. 7.

[2]Commission nationale de l’informatique et des libertés, Consultation publique sur le règlement européen, mars 2017.

[3] Decree of 11 March 2015 relating to price reduction announcements to consumers.

[4] Ibid., art. 3.

[5] Circulaire du 7 juillet 2009 concernant les conditions d’application de l’arrêté du 31 décembre 2008 relatif aux annonces de réduction de prix à l’égard du consommateur, p. 6.

[6] Communiqué de presse, Pratiques commerciales des enseignes de vente en ligne : la DGCCRF a transmis à l’autorité judiciaire les conclusions de ses investigations concernant le site vente-privee.com, 10 janvier 2019.

[7] Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, Note technique – Recommandations de sécurité pour la mise en œuvre d’un système de journalisation, 2 décembre 2013.

[8] Regulation (EC) No 178/2002 of the European Parliament and of the Council of 28 January 2002 laying down the general principles and requirements of food law, establishing the European Food Safety Authority and laying down procedures in matters of food safety, art. 18.

[9] Etude réalisée par Blockchain Partner, Supply Chain, Traçabilité & Blockchain, 10 juillet 2017.

[10] Dalila BOUAZIZ, Carrefour lance la première blockchain alimentaire d’Europe, E-commerce mag, 6 mars 2018.