Acuerdo de Custodia: la mejor práctica para garantizar la continuidad de la empresa 

Acuerdo de Custodia: la mejor práctica para garantizar la continuidad de la empresa 

¿Qué es un Acuerdo de Custodia?

Definición

Depositar activos en custodia ("Contrato de Custodia") significa confiar el activo a un tercero que se compromete a custodiarlo y entregarlo a otra parte cuando se produzca un evento predefinido. Una persona o entidad ("Propietario de Activos Digitales") confía el activo, o una copia del mismo, a un tercero ("Agente de Custodia") que lo custodia en nombre del Propietario de Activos Digitales hasta que otra persona o entidad ("Beneficiario") obtenga acceso al activo si se cumplen determinadas condiciones, acordadas de antemano.

En el mundo actual, los activos son digitales cada vez con más frecuencia. Por ello, están floreciendo los mecanismos de custodia, tanto para proteger los Activos Digitales almacenándolos en cajas fuertes o bóvedas electrónicas, como para proporcionar una forma segura de acceso a los potenciales Beneficiarios de dichos activos. El establecimiento de un Contrato de Custodia es especialmente adecuado en los ámbitos industrial y de las tecnologías de la información. Su uso protege y garantiza eficazmente el acceso a Activos Digitales específicos.

Cualquier tipo de Activos Digitales puede ser colocado en Custodia. Pueden ser desde todo tipo de documentos digitalizados (facturas, firmas, testamentos, recetas médicas...), hasta bases de datos, know-how, fotografías, etc.

Tipos de Acuerdos de Custodia

La principal diferencia entre las dos formas de Acuerdos de Custodia es el número de entidades que intervienen.

El contrato de custodia básico adopta la forma de una cláusula de custodia firmada entre el Beneficiario y el Propietario del Activo Digital. Esta cláusula de custodia puede ser un contrato independiente o parte de un acuerdo más amplio firmado entre el Beneficiario y el Propietario de Activos Digitales. Vaultinum puede ayudar a los Propietarios de Activos Digitales a redactar una cláusula de custodia (contact@app.asso.fr). El Agente de Custodia no es una parte del acuerdo que contiene la cláusula de custodia. Sin embargo, el Agente de Custodia se menciona en la cláusula como la entidad de confianza en la que se depositará una copia del Propietario de Activos Digitales para su custodia.

El contrato de custodia tripartito es la forma más común de Acuerdo de Custodia. Se trata de un acuerdo específico celebrado entre el Propietario del Activo Digital, el Beneficiario y el Agente de Custodia. En él se establecen las obligaciones y los derechos de las tres partes, como las modalidades de depósito (naturaleza y contenido de los elementos depositados, frecuencia de las actualizaciones, verificación de los elementos depositados, etc.), los eventos desencadenantes de acceso al Activo Digital Depositado, el procedimiento de acceso al Activo Digital, los derechosotorgadosal Beneficiario una vez concedido el acceso, la duración y las condiciones de terminación del Contrato de Custodia Tripartito, y el reparto de los costes de la custodia entre las partes.Vaultinumpuede facilitar un modelo de contrato de custodia tripartito bajo solicitud.

¿Por qué celebrar un Acuerdo de Custodia?

El riesgo está en el corazón del sistema de Custodia y la mitigación del riesgo es su esencia. Las dependencias crean riesgo. El riesgo necesita ser identificado, documentado y mitigado. Tanto el Propietario del Activo Digital como el usuario o licenciatario del Activo Digital necesitan reconocer la importancia de proteger el Activo Digital. 

El uso de servicios de Custodia demuestra que el riesgo ha sido identificado, documentado y está siendo tratado. 

Esto se debe a lo siguiente: 

✓ Reconoce y trata los riesgos de dependencia, 

✓ Es parte de un plan de continuidad del negocio para cualquier organización, 

✓ Reequilibra las competencias respectivas del Propietario del Activo Digital y del usuario/licenciatario, 

✓ Ofrece cierta garantía al Beneficiario, 

✓ Prevé el riesgo futuro y lo mitiga

✓ Permite al Beneficiario la transición fuera de una relación/dependencia. 

Independientemente de la configuración del Activo Digital, ya sea instalado en los locales del Beneficiario o accesible a través de Internet como una aplicación de software como servicio (SaaS), la celebración de un acuerdo de custodia ofrece un grado de protección para ambas partes. 

EMPEZAR

¿Qué pasa con el Agente de Custodia?

Para mitigar el riesgo, el Propietario de los Activos Digitales los pone en manos de un tercero seguro, independiente y de confianza: el Agente de Custodia. 

El Propietario del Activo Digital no quiere que el Beneficiario acceda al Activo Digital antes o a menos que se cumplan ciertas condiciones. El Beneficiario quiere asegurarse de que, si se cumplen las condiciones previamente acordadas, tendrá acceso al Activo Digital. 

El uso de un tercero independiente, neutral y de confianza, el Agente de Custodia, para mantener el Activo Digital hasta/si se cumplen las condiciones, crea un círculo de confianza entre las diferentes partes. Como referencia, Vaultinum lleva muchos años prestando servicios de Custodia. 

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